档案工作是衡量一个学校教育质量和管理水平的重要标志，也是提高学校工作效率的重要条件。多年来，学校综合档案室不断健全完善档案管理机制，采取积极有效的措施，重点发展数字化档案管理，有效地提升了档案管理的科学化水平。

构建工作网络，提高人员素质

学校综合档案室自1987年3月成立，一直归口党政办公室管理，专职在编人员有限，工作任务繁重。为做好档案工作，学校及主管领导高度重视，在学校人员聘任的文件中，要求各职能部门要有领导兼管档案工作及配备兼职档案员，把归档任务也列入部门有关人员的职责范围中，构建了校长领导下的、由党政办到综合档案室、再到各归档部门的档案工作领导体制和档案管理人员网络。目前，全校专职档案员4名，兼职档案员72名，覆盖了全校所有归档部门。同时，档案室注重专职档案管理人员的业务培训，并加强对兼职档案员的业务指导。2010年档案室为兼职档案员开设《汕头大学电子文件归档与管理暂行办法》专题培训、解答新版档案系统问题约300人次，大大提高了兼职档案员的科学化管理知识和操作技能。

完善规章制度，规范使用管理

结合2009年ISO环境质量体系贯标认证工作，档案室重新对《汕头大学各类档案管理实施细则》、《汕头大学档案管理实施办法》、《汕头大学关于建立学校档案综合目标责任制的通知》、《汕头大学归档文件整理规则实施办法》等一系列规章制度进行了修订和完善，出台《汕头大学电子文件归档与管理暂行办法》，进一步规范了档案管理的组织机构、保管、借阅、统计、鉴定销毁、保密、库房管理及对档案工作的检查考核等方面，形成了横向到边、纵向到底的档案管理制度体系，保证了档案文件收集、归档渠道顺畅，重要文件按时、保质归档。截止12月，2010年共收档16732件，比2009年增长了60%。学校档案工作实现了集中统一管理，内部资源共享。

发展数字化管理，实施立卷改革

2003年，作为校园网“211工程”基础项目之一的“汕头大学数字化档案管理系统”开始试运行，2007年向全校各归档单位开放，该系统可以进行归档文件WEB著录与检索、档案签收、整理归档入库、编目检索等操作，实现了对纸质、照片、录音、录像等多种媒体档案13万余条目录与万余份数字化原文的统一管理。在该系统的支持下，从2003年起，档案室对归档的包括声像档案在内的各类档案实行立卷改革，以件代卷作为档案整理、保管、利用的基本单位，提高了工作效率，促进了档案工作从过去的以整理保管为中心向以利用为中心的转变，基本达到了“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的目的，极大提升了学校的档案现代化管理水平。

加强编研工作，确保服务到位

档案室在完成各项工作的基础上，还积极组织编纂、印制编研材料，目前已完成了《汕头大学组织机构沿革》、《汕头大学基础数字汇编》、《汕头大学大事记》、《汕头大学历届校董会会议纪要汇编》、《汕头大学历届校董芳名录》、《汕头大学学位与研究生教育发展简史》、《各级领导关怀汕头大学资料汇编》等七本文字资料。同时充分发挥档案信息资源作用，为社会、学校各部门和广大师生提供服务。如为广州农讲所和凤凰卫视主办展览、制作影视节目提供了一批庄世平先生生平的文字及声像材料；在学校本科教学水平评估期间，提供档案约3500卷件次；2010年共接待479人次查阅档案，利用档案件数达10924件，超过2009年全年的收档数。

综合档案室成立至今近24年，在学校各级领导的高度重视下，通过四大措施不断提高综合管理科学化水平，做到归档有规定，立卷有标准，查阅有登记，保密有条例，库管有措施，借阅有程序，逐渐步入国家先进行列。1995年成为省档案综合管理一级先进单位，2003通过“国家二级科技事业单位档案管理”专家组评审，2006年成为省高校档案学会常务理事单位，2008年通过“国家二级科技事业单位档案管理”资格复审，2009年获得ISO环境质量体系贯标认证，为学校教学和管理工作的有序运作奠定了良好的基础。
                                                                    

 党政办公室 杜式敏